Cara Mail Merge di Microsoft Word untuk Memudahkan Pekerjaan

Sebenarnya ada banyak sekali teknologi yang saat ini bisa kita manfaatkan untuk mempermudah pekerjaan salah satunya mail merge di Microsoft Word. Pada penulisan kali ini kalian akan diajarkan bagaimana membuat mail merge secara mudah.

Apalagi kalau kalian hingga kini masih merasa bingung bagaimana mengirim surat undangan dalam jumlah yang cukup banyak. Padahal dengan menggunakan mail merge permasalahan tersebut dapat teratasi dengan mudah dan cepat.

Dengan menggunakan fitur mail merge ini kalian hanya tinggal melakukan switch data nama penerima kemudian langsung mencetaknya, loh. Nah, tanpa berbasa-basi lagi langsung saja simak pembahasan di bawah ini.

Pengertian Mail Merge di Microsoft Word 

Baca Juga : Alasan Kita Perlu Merapikan Tulisan di Microsoft Word

Mail merge sendiri merupakan sebuah fitur yang terdapat dalam Microsoft word dan sering dimanfaatkan untuk pembuatan surat, amplop, sertifikat, undangan, serta beberapa dokumen tertentu.

Dengan fitur mail merge di Microsoft Word kalian bisa merasakan kemudahan sehingga dalam pembuatan dokumen khusus dapat diselesaikan dalam waktu singkat. 

Istilah mail merge awalnya berasal dari surat masal sehingga dalam pengembangan fiturnya juga berfokus dalam menghasilkan surat yang dapat diberikan pada banyak penerima sekaligus. Fitur ini tidak jauh kaitannya dengan pembuatan dokumen yang mirip namun memiliki perbedaan pada data kecil.

Mengetahui kelebihan di atas tentu saja seharusnya bisa menjadi ide baru bagi para pekerja kantoran karena kalau kalian mahir dalam penggunaannya tentu akan sangat membantu. Kalian akan selalu menggunakannya saat butuh tahap formatting pada suatu dokumen atau surat dalam waktu cepat.

Sehingga jika bisa ditarik kesimpulan, keunggulan dari fitur ini adalah bisa membantu pekerjaan kalian dengan proses cepat, praktis, mudah, serta sederhana sesuai database yang pengguna miliki.

Fungsi dan Tujuan Penggunaan Mail Merge

Nah, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa mail merge di Microsoft Word adalah membuat surat dalam jumlah massal dengan satu kali pembuatan. Nantinya ketika kalian menggunakan Ms.Word dapat menggunakan banyak metode yang tersedia di dalamnya.

Namun sayangnya karena fitur ini jarang digunakan sehingga masih banyak pengguna Microsoft Word yang cukup awam untuk menggunakannya.

Padahal dalam penulisan surat penting pihak perusahaan seringkali menerapkan penggunaan ini berdasarkan contoh mail merge yang ada pada template. Sehingga nantinya kalian hanya perlu melakukan edit sesuai kebutuhan dari jenis dokumen ataupun suratnya.

Selain itu kalian juga bisa menentukan siapa saja yang akan menerima surat berdasarkan undangan secara mudah. Dengan begitu kalian tidak perlu lagi menulis satu per satu ke dalam dokumen berbeda asalkan format yang digunakan masih sama.

Walaupun pembahasan mengenai mail merge di Microsoft Word dari tadi hanya sebatas membuat dokumen dalam jumlah banyak secara cepat namun sebenarnya pengertiannya tidak hanya sampai situ saja.

Berikut Beberapa Fitur dalam Penggunaan Mail Merge

mail merge di Microsoft Word

Fitur mail merge ini memiliki berbagai macam fitur penting yang akan membantu kalian melakukan proses penyusunan secara efektif dan efisien. 

Untuk penggunaan lebih maksimal kalian harus mempelajari terlebih dahulu fitur-fiturnya. Penggunaan fitur pada mail merge ini hanya dapat diaplikasikan pada pembuatan dokumen dengan sedikit perbedaan saja, ya.

Misalnya perbedaan pada nama, alamat, serta data khusus lainnya yang identik dengan kebutuhan serta tujuan pembuatan surat. Namun untuk pembuatan dokumen atau surat dengan perbedaan besar fitur ini tidak terlalu direkomendasikan.

Terdapat beberapa fitur yang bisa kalian gunakan pada mail merge di Microsoft Word antara lain letter, mailing label, amplop, hingga direktori. Terdapat dua hal penting dalam pembuatan yaitu dokumen utama atau main document serta data source atau sumber data.

Dokumen utama ini berisi isi surat yang bersifat tetap, maksudnya untuk pembuatan surat-surat berikutnya isinya tetap sama. Mudahnya berisi format dasar yang akan dikirimkan pada banyak penerima. 

Sedangkan sumber data yaitu data yang akan digabungkan pada dokumen utama. Untuk asal sumber data ini bisa berbeda-beda misalnya dari Microsoft Office Excel Worksheet, Word Table, Outlook Contact List, hingga Access Database Tables.

Tutorial Penggunaan Mail Merge di Microsoft Word

mail merge di Microsoft Word

Nah, setelah mengetahui pengertian serta fungsi dari mail merge di Microsoft Word maka selanjutnya akan kami berikan tutorial penggunaannya untuk membantu pekerjaan kalian menjadi lebih cepat selesai.

Kalian hanya perlu mengikuti tutorial di bawah ini dengan benar. Adapun langkah-langkah dalam pembuatannya adalah sebagai berikut.

  • Persiapkan Dokumen Utama dan Sumber Data

Langkah pertama sebelum mulai membuat mail merge adalah mempersiapkan dokumen serta data pendukung dalam pembuatan surat. Pastikan semua data seperti alamat ataupun email penerima dan lainnya telah siap sehingga tidak membuang-buang waktu ketika mulai membuat mail merge.

Pertama-tama kalian bisa mulai dengan membuat dokumen utama terlebih dahulu. Di sini kalian bisa membuat isi sesuai kebutuhan misalnya untuk pembuatan surat undangan rapat, surat penawaran barang, proposal, sertifikat, dan lain-lain.

Setelah membuat dokumen utama langkah berikutnya adalah pembuatan sumber data. Karena sumber data ini dibuat khusus kebutuhan tiap pengguna berarti harus dilakukan secara manual. Pada bagian ini kalian dapat menulis berbagai data seperti nama penerima, nomor telepon, alamat, tanggal, keperluan, serta lain-lain menyesuaikan surat yang sedang dibuat.

  • Buka Mailings di Microsoft Word

Setelah selesai dengan dokumen utama dan sumber data maka langkah berikutnya adalah menggabungkan keduanya. 

Dalam pembuatan tentu saja harus membuka terlebih dahulu Microsoft Word yang tersedia di laptop. Namun sebelum itu pastikan dokumen utama dalam keadaan terbuka. 

Kemudian arahkan kursor pada Menu Bar di bagian atas. Selanjutnya kalian bisa pilih opsi Mailings, selanjutnya klik Start Mail Merge untuk menemukan penggunaan sesuai menu yang tersedia.

  • Membuat Format Dokumen

Setelah berhasil berarti langkah selanjutnya dalam pembuatan mail merge di Microsoft Word adalah membuat format dokumen. Kalian bisa memilih contoh mail merge sesuai format yang ada. Umumnya opsi pemilihan format dapat dilakukan pada Letters, Envelopes, Label, email Messages, ataupun List.

Kalian dapat memilih format Normal Word Document kalau ingin melakukan kustomisasi pada penggunaan fitur. Pokoknya fitur ini akan memudahkan pekerjaan namun kalian tetap bisa mengatur sesuai kebutuhan.

  • Menentukan Penerima

Selanjutnya untuk pembuatan mail merge di Microsoft Word setelah berhasil pada langkah-langkah sebelumnya yaitu memilih siapa saja penerima dokumen yang telah dibuat tersebut.

Pada bagian ini kalian perlu menyesuaikan semua penerima dengan rencana dan tujuan pembuatan surat. 

Setelah seluruh draft naskah selesai dibuat, klik menu Mailings dan pilih opsi Select Recipients. Pada opsi itu kalian bisa memilih penerima berdasarkan daftar data yang telah dibuat sebelumnya pada Microsoft Office Excel Worksheet, Word Table, Outlook Contact List, ataupun Access Database Tables.

  • Atur Posisi Naskah dan Data

Nah, setelah memilih beberapa penerima berarti selanjutnya adalah mengatur posisi antara naskah dengan data yang telah dibuat. Kalian dapat menggunakan bantuan pada opsi Use an Existing List sesuai daftar file pada drive.

Fungsi dari fitur mail merge di Microsoft Word yaitu sebagai langkah praktis saat akan menggabungkan data berdasarkan baris dan kolom tertentu. Setelah selesai melakukan pengaturan nantinya format perintah akan diterapkan secara otomatis sesuai data pada file tersebut.

  • Pengecekan Format dan Isi Data

Berikutnya kalian tinggal melakukan proses pengecekan terhadap tata letak sumber data dan naskah utama. Untuk pemeriksaan secara keseluruhan dapat klik opsi Preview Results.

Opsi tersebut akan menunjukkan bagaimana hasil akhir dari pengolahan data sesuai pengaturan yang telah kalian tentukan. Kalau ada yang kurang masih bisa disesuaikan agar terlihat lebih rapi dan menghindari kesalahan data.

Selain itu pastikan pada kolom nama terhubung dengan daftar nama yang terdapat pada sumber data.

Untuk memastikannya hanya perlu meletakkan kursor di sebelah ‘Nama’ kemudian klik sub menu Insert Merge Field, lalu pilih Nama. Lakukan juga pada data lainnya seperti alamat maupun nomor telepon.

  • Lakukan Penyimpanan Data

Langkah terakhir ketika yakin seluruh isi naskah benar yaitu melakukan penyimpanan file. Ketika kalian memilih Finish & Merge untuk menyelesaikan tahap pembuatan surat, nantinya akan muncul tiga pilihan. 

Pertama yaitu Edit Individual Document yang dapat digunakan untuk menyimpan file baru. Pilihan kedua yaitu Print Documents yang bisa digunakan ketika akan mencetak dokumen tanpa menyimpan terlebih dahulu. Terakhir yaitu Send E-mail Messages yaitu untuk pengiriman file dalam format email.

Proses pembuatan mail merge di Microsoft Word telah selesai dan ternyata cukup mudah mengingat fungsinya yang sangat membantu.

Show More

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button